근로계약을 체결할 때에는 근로조건을 명확히 하여 당사자 간 분쟁을 예방하는 것이 중요하며, 이를 위한 첫 단추가 바로 근로계약서 작성이다. 그러나 현장에서 근로계약서를 작성하는 비율은 약 60%에 불과한 실정이다.
이러한 상황에서 최근 IT 기술을 바탕으로 한 전자근로계약서 방식이 작성과 보존이 용이하다는 점에서 근로계약서 작성률을 높일 수 있는 새로운 수단으로 활용되고 있다.
다만 근로기준법에서는 일정한 사항이 명시된 서면을 근로자에게 교부해야 한다고 규정하고 있고, 여기서 ‘서면’이란 본래 종이를 의미하기 때문에 전자근로계약서 작성이 무조건 올바르다고는 할 수 없다. 이하에서는 전자근로계약서 작성과 관련된 몇 가지 사항들을 살펴보고자 한다.
첫째, 전자근로계약서가 근로기준법상 서면의 역할을 할 수 있을까?
‘전자근로계약서’란 근로자가 사용자에게 근로를 제공하고 사용자는 이에 대해 임금을 지급하기로 하는 근로기준법에 따른 근로계약이 체결됐음을 증명하는 출력이 즉시 가능한 전자문서를 말한다.
또 ‘전자문서 및 전자거래 기본법’에서 전자문서는 다른 법률에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 전자적 형태로 되어 있다는 이유로 문서로서의 효력이 부인되지 아니한다고 규정하고 있기 때문에 전자근로계약서 작성 시 그 효력이 인정된다.
다만 근로기준법에서는 임금, 소정근로시간, 주휴일, 연차유급휴가 등 근로계약서상의 필수적 기재사항들을 규정하고 있기 때문에 전자근로계약서를 작성하더라도 근로기준법상 필수적 기재사항들이 반드시 명시돼야 한다.
둘째, 어느 범위까지를 전자문서로 보아야 할까?
‘전자문서 및 전자거래 기본법’에서는 ‘전자문서’란 정보처리시스템에 의하여 전자적 형태로 작성, 송신, 수신 또는 저장된 정보를 의미한다.
따라서 전자근로계약서는 PC, 스마트폰 등 정보처리시스템 상 전자문서 생성 전용프로그램이나 전자근로 계약서 작성을 지원하기 위해 별도로 마련한 정보처리시스템 등을 활용하여 작성할 수 있다.
만약 외부 정보처리스시템을 이용하는 경우에는 전자근로계약서가 계약 당사자들에게만 배포되어 열람될 수 있도록 하는 등 안정성과 신뢰성을 담보하는 장치를 갖춰야 할 것이다.
셋째, 전자근로계약서에 서명은 어떻게 해야 할까?
전자근로계약서를 작성하는 사용자와 근로자는 근로계약에 관한 분쟁을 사전에 예방할 수 있도록 가급적 당사자의 서명을 포함한 문서를 전자화하거나 전자서명법에 의한 전자서명을 하는 등의 방법으로써 해당 계약 당사자 쌍방의 의사가 합치하여 전자근로 계약서에 명시된 내용대로 근로계약을 체결했음을 명확히 해야 한다.
전자근로계약서는 최종 작성 또는 서명 이후에 어느 일방이 임의로 수정할 수 없도록 가급적 읽기전용문서로 저장하는 것이 바람직할 것이고, 읽기전용문서가 아니더라도 계약 당사자 일방이 근로계약서의 내용을 수정하면 상대 당사자가 이를 바로 확인할 수 있는 장치 정도는 마련해야 할 것이다.
넷째, 전자근로계약서의 경우 교부 의무를 어떻게 이행해야 할까?
사용자는 전자근로계약서를 작성하고 자동으로 송·수신되도록 구축된 정보처리시스템, 사내전산망의 정보처리시스템, 근로자가 지정한 소프트웨어 및 이에 부속한 저장공간(애플리케이션), 공인전자주소, 포털사이트 등에서 제공하는 이메일 등 각종 전자적 방법을 이용해 근로자에게 전송하여 교부의무를 이행할 수 있다.
사용자가 근로계약서를 교부하면서 근로자가 수신을 확인할 것을 조건으로 한 경우에는 사용자가 근로자로부터 수신확인 통지를 받은 때 근로계약서를 교부한 것으로 볼 수 있다.
다섯째, 전자근로계약서를 얼마나 어떻게 보관하고 있어야 할까?
사용자는 근로기준법에 따라 해당 근로자와의 근로관계가 유지되고 있는 동안 뿐 아니라 근로관계 종료 후에도 3년까지 보존할 의무가 있다.
ⓛ전자근로계약서의 내용을 열람할 수 있을 것 ②전자근로계약서가 작성 및 송신·수신된 때의 형태 또는 그와 같이 재현될 수 있는 형태로 보존되어 있을 것 ③전자근로계약서의 작성자, 수신자 및 송신·수신 일시에 관한 사항이 포함되어 있는 경우에는 그 부분이 보존되어 있을 것의 요건을 갖춘 경우에는 사용자가 근로계약서 보존의무를 이행한 것으로 볼 수 있다.
<정회용 노무사 프로필>
- 현 노무법인 길 공인노무사
- 현 재단법인 피플 자문위원
- 전 노무법인 한국노사관계진흥원 공인노무사
- 전 한국기독교여자연합회(YWCA) 자문위원
- 한국공인노무사회 노사협의회 컨설턴트 전문가 양성과정 수료
- 한국갈등해결센터 갈등조정전문가 과정 수료
